Didžiosios kompanijos jau seniai suprato, kad efektyvus spausdinimo išlaidų valdymas gali atnešti netikėtai didelių sutaupymų. Mažos ir vidutinės įmonės šią pamoką dažnai išmoksta per vėlai. Gartner tyrimai rodo, kad vidutiniškai organizacijos išleidžia apie 3% savo metinių pajamų spausdinimo procesams, o stulbinanti dalis šių išlaidų – net iki 30% – yra visiškai bereikalingos.
Paslėptos išlaidos, kurias ignoruoja dauguma
Modernus verslas mato tik ledkalnio viršūnę – pradinę įrangos kainą ir kasetes. Tačiau po vandens linija slepiasi daug didesnės išlaidos.
Elektroninės komercijos milžinė iš Šiaurės Europos neseniai atliko išsamią savo spausdinimo procesų analizę. Rezultatai pribloškė net patyrusius finansų vadovus – paaiškėjo, kad vien IT specialistų laikas, skirtas spausdintuvų gedimų šalinimui, per metus kainavo beveik 42,000 eurų. O tai tik viena iš paslėptų išlaidų kategorijų.
Kitos dažnai ignoruojamos išlaidos:
- Elektros energijos sąnaudos (ypač senesnių spausdintuvų)
- Nenaudojamos funkcijos, už kurias sumokėta įsigyjant įrangą
- Nenaudojamos kasetės, pasibaigus jų galiojimui
- Prastovos dėl gedimų ir atnaujinimų
- Neoptimizuotos spausdinimo užduotys
Vienas didžiausių finansinių paradoksų – organizacijos skrupulingai derasi dėl kainos perkant įrangą, tačiau praranda kontrolę sekdamos faktines eksploatacines išlaidas.
Rinkos tendencijos keičia požiūrį į spausdinimo infrastruktūrą
IDC analitikai pastebi aiškią tendenciją – progresiškos kompanijos atsisako tradicinio „pirkti ir valdyti” modelio, pakeisdamos jį „mokėti už naudojimą” modeliu. Spausdintuvų nuoma tampa vis populiaresniu sprendimu, nes leidžia transformuoti fiksuotas kapitalo išlaidas į prognozuojamas veiklos išlaidas.
Pastarųjų dvejų metų tyrimai atskleidžia, kad kompanijos, pasirinkusios „mokėti už naudojimą” modelį, reportuoja vidutiniškai 23% mažesnes bendras spausdinimo išlaidas. Įdomu tai, kad sutaupymai didėja proporcingai įmonės dydžiui – kuo didesnė organizacija, tuo didesnis procentinis sutaupymas.
Spausdintuvų gamintojų elgesys taip pat atspindi šią tendenciją. Jie aktyviai skatina perėjimą prie prenumeratos tipo paslaugų, teikdami prioritetą klientams, pasirinkusiems nuomos ar „mokėti už naudojimą” modelius. Tai reiškia, kad perkantys įrangą tradiciškai gali tikėtis prastesnės aptarnavimo kokybės ateityje.
Skaitmeniniai įrankiai kardinaliai keičia spausdinimo valdymą
Viena ryškiausių naujovių – išmanusis spausdinimo valdymas, paremtas debesijos technologijomis. Modernios sistemos leidžia tiksliai sekti, kas, kada ir kiek spausdina, taip identifikuojant vertingus optimizavimo taškus.
Farmacijos sektoriaus lyderė praėjusiais metais įdiegė tokią sistemą ir nustatė, kad beveik 17% visų spausdinimo užduočių niekada nebuvo atsiimtos iš spausdintuvų. Įdiegus paprastą sprendinį – automatinį nepatvirtintų spausdinimo užduočių atšaukimą po 8 valandų – kompanija sutaupė virš 12,000 eurų per metus vien popieriaus ir rašalo kaštų.
Dar viena tendencija – spausdinimo užduočių kryptingos konsolidacijos strategijos. Organizacijos nustato aiškias gaires, kokio tipo dokumentai gali būti spausdinami ant brangių spalvotų spausdintuvų, o kurie nukreipiami į ekonomiškesnius įrenginius. Tyrimai rodo, kad tokia strategija gali sumažinti spausdinimo išlaidas vidutiniškai 11-14%.
Ką daryti rytoj?
Verslo lyderiai visame pasaulyje jau dabar daro strateginius sprendimus, kurie formuos jų įmonių spausdinimo infrastruktūrą ateinančius 3-5 metus. Kritiškai svarbu neatsilikti nuo šių tendencijų ir pradėti veiksmus jau dabar. Pirmasis žingsnis – išsami esamos situacijos analizė, identifikuojant paslėptas išlaidas ir neefektyvumus. Antrasis – alternatyvių modelių tyrinėjimas, ypač orientuojantis į lankstesnius nuomos ir „mokėti už naudojimą” sprendimus.